In organisaties gebeurt er van alles. Mensen werken samen, nemen beslissingen en voeren gesprekken. En waar mensen samenwerken, ontstaat soms ook frictie. Soms begint het met een incident tijdens een overleg, wat kan uitgroeien tot een stroef lopende samenwerking en uiteindelijk kan uitmonden tot verzuim of een exit.
Op het moment dat er iets vastloopt, is het belangrijk om er direct iets mee te doen. In de praktijk zien we dat hier vaak te lang mee wordt gewacht, waardoor een ogenschijnlijk klein probleem onnodig groeit. Hoe eerder je ingrijpt, hoe eenvoudiger de oplossing vaak is. Conflictbemiddeling kan daarbij helpen. Veel mensen denken bij mediation direct aan een zwaar traject, maar dat hoeft niet. Conflictbemiddeling kent namelijk verschillende vormen. In deze nieuwsbrief leg ik je er meer over uit.
Mediation begint bij de wil om het op te lossen
Voor conflictbemiddeling geldt één belangrijke voorwaarde: de betrokken partijen moeten het probleem willen oplossen. Mediation werkt goed wanneer mensen bereid zijn om naar elkaar te luisteren en hun ervaring te delen. Het gaat erom dat zij bereid zijn om het gesprek aan te gaan en het een kans te geven, ook als er niet direct een oplossing in zicht is. Die bereidheid kan worden gestimuleerd door een leidinggevende.
Het gaat dan niet om het vaststellen van de waarheid of het aanwijzen van een schuldige. In mediation draait het om hoe mensen een situatie hebben ervaren en wat er nodig is om weer verder te kunnen. Wanneer iemand vooral wil bewijzen dat hij of zij gelijk heeft, ontstaat er al snel een discussie zonder oplossing. Wanneer mensen het probleem echt willen oplossen, ontstaat er ruimte voor een goed gesprek. De intrinsieke motivatie is bepalend voor het succes.
Het eerste gesprek
Heeft er een situatie plaatsgevonden die door één of meerdere mensen als vervelend wordt ervaren? Dan is het belangrijk om daar zo snel mogelijk het gesprek over te voeren. Door te wachten, vergroot je de kans dat het probleem groter wordt. Collega’s of adviseurs zullen zich snel met de situatie gaan bemoeien. Over het algemeen zorgt dit eerder voor escalatie dan voor de-escalatie. In eerste instantie ligt de oplossing vaak dichtbij. Bij snel handelen kunnen de betrokken partijen zelf met elkaar in gesprek gaan over wat er gebeurd is.
Werkt dat niet? Dan kan een leidinggevende of een vertrouwenspersoon aansluiten bij het gesprek. Deze persoon kan de partijen bij elkaar brengen, het gesprek begeleiden en helpen om tot afspraken te komen. Een vertrouwenspersoon is daarbij niet de gespreksleider, maar zorgt voor een veilige setting wanneer één van de partijen terughoudend is om het gesprek aan te gaan. Het doel is om samen tot een oplossing te komen, zonder dat er direct externe hulp nodig is.
De tweede stap: herstelbemiddeling
Soms is er sprake van een incident dat direct impact heeft op de samenwerking. In zulke gevallen kan een vorm van herstelbemiddeling worden toegepast. Bij herstelbemiddeling wordt het gesprek op een gestructureerde manier begeleid en gevoerd. De betrokken partijen krijgen de ruimte om hun verhaal te doen, zonder onderbroken te worden. De ander vat vervolgens in eigen woorden samen wat er is gezegd en andersom. Door het gesprek op deze manier te voeren, ontstaat er sneller begrip voor elkaars perspectief. Herstelbemiddeling kan voorkomen dat een incident uitgroeit tot een groter en langduriger conflict.
De derde optie: mediation light
Wanneer een conflict niet intern kan worden opgelost, kan mediation light (soms pre-mediation genoemd) een passende oplossing zijn. Dit is een laagdrempelige vorm van mediation, begeleid door een onafhankelijke mediator. Het traject is korter en wordt vaak als minder zwaar ervaren dan MfN mediation. Tegelijkertijd is er wel sprake van vertrouwelijkheid en een veilige setting.
In deze gesprekken ligt de focus op het weer op gang brengen van het gesprek. Partijen krijgen de ruimte om hun verhaal te doen en er wordt actief gestuurd op luisteren en begrip. Waar gesprekken eerder vastlopen of worden vermeden, helpt de mediator om structuur aan te brengen en de kern van het probleem naar boven te halen. Deze vorm wordt regelmatig ingezet bij samenwerkingsproblemen, waarbij de neutrale derde helpt om het gesprek weer op gang te brengen en te verdiepen.
Het laatste middel: MfN mediation
Vaak wordt mediation geadviseerd door een bedrijfsarts, bijvoorbeeld wanneer een medewerker thuis zit vanwege spanningen op de werkvloer. In dat geval hebben we het over MfN mediation. In zo’n traject gaan de betrokken partijen onder begeleiding van een onafhankelijke mediator met elkaar in gesprek. Daarbij ligt de focus niet op wie er gelijk heeft, maar op wat er is gebeurd, hoe dat door beide partijen is ervaren en wat er nodig is om verder te kunnen. De mediator zorgt ervoor dat dit op een veilige manier gebeurt, waarbij er wordt geluisterd zonder onderbreking en zonder directe discussie. Het doel is een oplossing vinden waar alle partijen achter staan.
Een belangrijk verschil tussen mediation light en MfN mediation is het gebruik van een uitgebreide mediationovereenkomst waarin de spelregels worden vastgelegd.
Afsluitend
Conflicten hoeven niet altijd uit te lopen tot een MfN mediation of zelfs een rechtszaak. In veel gevallen kan conflictbemiddeling al in een eerder stadium helpen om de relatie te herstellen, afspraken te maken over de samenwerking of op een goede manier uit elkaar te gaan.
Zie mediation daarom niet als een verlies, maar als een kans om een probleem op te lossen. Het maakt daarbij niet uit welke oplossing dat uiteindelijk is. Zolang beide partijen tevreden zijn en weer verder kunnen, is het traject geslaagd.
Met vriendelijke groet,
Jeroen van Duikeren: MfN-mediator arbeids- en teamconflicten en LVV-vertrouwenspersoon
Advies via 06-30212060 of mail naar j.vanduikeren@conflictcentrumnederland.nl
