Vanaf 1 januari 2024 is het voor organisaties met meer dan tien werknemers verplicht om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Deze wetgeving is ingevoerd om het psychosociaal welzijn van werknemers te beschermen en ongewenst gedrag op de werkvloer te voorkomen.
Werkgevers moeten nu actie ondernemen om te voldoen aan deze wettelijke verplichting. Het is belangrijk dat de aangewezen vertrouwenspersoon de juiste opleiding en ervaring heeft om werknemers effectief te ondersteunen, adviseren en indien nodig door te verwijzen naar de juiste hulp.
De voordelen van een externe vertrouwenspersoon
Een externe vertrouwenspersoon biedt een objectieve en veilige plek waar werknemers gevoelige kwesties kunnen bespreken. Dit kan betrekking hebben op pesten, intimidatie, discriminatie of andere vormen van ongewenst gedrag. In tegenstelling tot een interne vertrouwenspersoon, kan een externe vertrouwenspersoon meer onafhankelijkheid bieden, wat essentieel is voor het opbouwen van vertrouwen.
Praktijkvoorbeeld:
Een zorginstelling met 150 werknemers kampte met terugkerende spanningen tussen medewerkers. Na het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon daalde het aantal meldingen van conflicten aanzienlijk. Werknemers gaven aan dat ze zich veiliger voelden, wat leidde tot een betere werkcultuur en minder verzuim.
Belang voor werknemers en werkgevers
Een externe vertrouwenspersoon biedt werknemers de mogelijkheid om in vertrouwen te praten over hun zorgen zonder angst voor repercussies. Dit draagt direct bij aan een gevoel van veiligheid op de werkvloer.
Voor werkgevers biedt de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon niet alleen naleving van de wet, maar ook een structurele aanpak van ongewenst gedrag, wat kan leiden tot minder ziekteverzuim, hogere betrokkenheid en productiviteit.
Juridische basis: wat u moet weten
De verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen is vastgelegd in de Arbowet. Organisaties moeten er niet alleen voor zorgen dat een vertrouwenspersoon is aangesteld, maar ook dat deze voldoende tijd en middelen krijgt om de functie goed te vervullen.
Werkgevers die niet voldoen aan deze verplichting riskeren boetes en kunnen onder toezicht van de Inspectie SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) komen te staan.
De rol van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon heeft verschillende verantwoordelijkheden:
- Luisteren en adviseren: Werknemers kunnen bij de vertrouwenspersoon terecht voor advies over vervolgstappen in gevoelige situaties.
- Vertrouwelijkheid waarborgen: Alles wat besproken wordt, blijft strikt vertrouwelijk, wat essentieel is voor het opbouwen van vertrouwen.
- Rapporteren: Zonder inbreuk te maken op vertrouwelijkheid, rapporteert de vertrouwenspersoon over trends en kan de werkgever adviseren over preventieve maatregelen.
Externe of interne vertrouwenspersoon?
Organisaties kunnen kiezen tussen een interne of externe vertrouwenspersoon. Een externe vertrouwenspersoon heeft vaak meer afstand tot de organisatie, wat de objectiviteit en vertrouwelijkheid ten goede komt. In sommige situaties kan een interne vertrouwenspersoon sneller schakelen vanwege de bekendheid met de organisatie, maar een externe vertrouwenspersoon biedt vaak meer onafhankelijkheid.
Opleiding en ervaring van de vertrouwenspersoon
Een goed opgeleide vertrouwenspersoon is essentieel voor het effectief vervullen van deze functie. De vertrouwenspersoon moet beschikken over de juiste training in gesprekstechnieken en kennis van de relevante wet- en regelgeving. Regelmatige bijscholing is noodzakelijk om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen.
Implementatie en impact voor bedrijven
De invoering van deze verplichting heeft invloed op zowel het MKB als grotere organisaties. Voor kleinere bedrijven kunnen de kosten een uitdaging vormen, maar de voordelen, zoals een verbeterde werkcultuur en het vermijden van juridische risico’s, wegen hier ruimschoots tegenop.
Grote organisaties kunnen zich richten op het ontwikkelen van interne richtlijnen en het trainen van personeel om te voldoen aan de nieuwe wetgeving.
Praktische tips voor werkgevers
- Selecteer tijdig een externe vertrouwenspersoon om voorbereid te zijn op de wetgeving van 2024.
- Communiceer helder binnen de organisatie over de rol van de vertrouwenspersoon en hoe werknemers deze kunnen benaderen.
- Zorg voor goede opleiding en ondersteuning voor de vertrouwenspersoon om de effectiviteit van de functie te waarborgen.
Conclusie: Onderneem nu actie
Met deze wetgeving is het essentieel dat werkgevers hun organisatie inregelen. Het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon draagt niet alleen bij aan een veilige werkomgeving, maar beschermt ook uw bedrijf tegen juridische risico’s. Neem contact op met Conflictcentrum voor professioneel advies en ondersteuning bij het implementeren van deze verplichting.
