Meldingsplicht Vertrouwenspersoon: Wat U Moet Weten en Hoe Te Handelen

Een meldingsplicht voor de vertrouwenspersoon is een essentieel onderwerp dat zowel medewerkers als leidinggevenden raakt. Deze verplichting zorgt ervoor dat signalen van ongewenst gedrag, zoals pesten of intimidatie, serieus worden genomen en veilig gemeld kunnen worden. Het is belangrijk dat medewerkers weten dat hun zorgen gehoord worden en dat er passende acties worden ondernomen om een veilige werkomgeving te waarborgen.

De vertrouwenspersoon speelt hierin een centrale rol. Zij bieden een veilige omgeving waarin medewerkers hun ervaringen kunnen delen en ondersteunen hen bij het maken van eventuele meldingen. Hierdoor wordt de drempel om ongewenst gedrag te melden lager, wat bijdraagt aan een positieve werksfeer.

In deze blog leggen we uit wat de meldingsplicht via de vertrouwenspersoon inhoudt, welke juridische kaders hierbij van toepassing zijn en hoe organisaties deze meldingsplicht kunnen integreren in hun beleid.

De Rol van de Vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon ondersteunt medewerkers die te maken hebben met ongewenst gedrag zoals agressie, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Zij luisteren, geven advies en begeleiden medewerkers bij het ondernemen van de juiste stappen. Het is daarbij van belang dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk en onpartijdig opereert, zodat medewerkers zich veilig voelen om ongewenst gedrag te melden.

Taken en Verantwoordelijkheden

De taken van een vertrouwenspersoon zijn breed. Naast het voeren van vertrouwelijke gesprekken begeleiden zij medewerkers bij het meldingsproces en helpen ze bij het kiezen van verdere stappen, zoals het melden bij een klachtencommissie. Een vertrouwenspersoon biedt ook advies aan werkgevers over hoe zij een veilige werkomgeving kunnen bevorderen.

Praktijkvoorbeeld: Een werknemer meldde herhaaldelijk pesterijen door een collega. De organisatie nam de meldingen niet heel serieus. Het pesten hield aan. De vertrouwenspersoon ondersteunde de werknemer bij het indienen van een klacht en zorgde ervoor dat de juiste stappen werden gezet om verdere escalatie te voorkomen.

Geheimhouding en Vertrouwelijkheid

Geheimhouding is een van de kernwaarden van een vertrouwenspersoon. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat de informatie die zij delen vertrouwelijk blijft, tenzij er een wettelijke reden is om dit te doorbreken. Het is belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om open te spreken zonder angst voor repercussies.

Uitzonderingen op Geheimhouding

In sommige gevallen kan geheimhouding worden doorbroken, bijvoorbeeld als er sprake is van direct gevaar voor de medewerker of anderen. De vertrouwenspersoon moet in zulke situaties zorgvuldig handelen en, indien mogelijk, eerst toestemming vragen aan de melder. Dit vereist altijd een zorgvuldige afweging.

Voorbeeld: Een medewerker meldt dat hij kampt met ernstige werkgerelateerde stress en overweegt drastische stappen (lees: zichzelf iets aandoen).. In dit geval kan de vertrouwenspersoon besluiten de geheimhouding te doorbreken en hulp in te schakelen om de medewerker te beschermen.

Juridische Kaders en Meldingsplicht

De meldingsplicht voor vertrouwenspersonen is vastgelegd in verschillende wetten, waaronder de Arbowet, die werkgevers verplicht om een beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. In bepaalde situaties, zoals bij ernstige misstanden, kan een vertrouwenspersoon verplicht zijn om een melding te maken.

Grenzen van de Meldingsplicht

Niet elke situatie valt onder de meldingsplicht. De vertrouwenspersoon moet zorgvuldig afwegen of de omstandigheden voldoen aan de wettelijke criteria. Vertrouwelijke informatie die geen directe relatie heeft met misstanden of gevaar mag niet zonder toestemming worden gedeeld.

Organisatorische Inbedding van de Meldingsplicht

Het is van belang dat organisaties een duidelijk beleid ontwikkelen rondom de meldingsplicht. Dit beleid moet helder maken hoe meldingen worden behandeld en wat de rol van de vertrouwenspersoon hierin is.

Intern of Extern: Welke Vertrouwenspersoon Kies Je?

Organisaties kunnen kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon, of een combinatie. Beide opties hebben hun voordelen:

• Interne vertrouwenspersonen kennen de organisatiecultuur goed en zijn laagdrempelig benaderbaar.
• Externe vertrouwenspersonen bieden meer objectiviteit en anonimiteit, wat medewerkers kan helpen om zich vrijer te voelen bij het doen van meldingen.

Samenwerking met Hulpverlenende Instanties

Vertrouwenspersonen werken vaak samen met externe instanties, zoals de Arbodienst of bedrijfsmaatschappelijk werk. Deze samenwerking is essentieel om medewerkers optimaal te ondersteunen en problemen snel aan te pakken.

Praktijkvoorbeeld: Een vertrouwenspersoon werkte samen met de Arbodienst om in een organisatie trainingen te verzorgen over omgangsvormen na meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Dit leidde tot verschillende acties op diverse niveau's en zorgde daarmee voor een verbeterde werksfeer en minder incidenten.

Preventie en Risicomanagement

Een effectief preventiebeleid is essentieel om een gezonde en veilige werkomgeving te creëren. Dit begint met het identificeren van risico's zoals stress of ongewenst gedrag, gevolgd door het implementeren van preventieve maatregelen.

Training en Bewustwording

Trainingen over respectvolle omgangsvormen en het omgaan met ongewenst gedrag helpen medewerkers bewust te maken van hun rol in het bevorderen van een veilige werkomgeving. Vertrouwenspersonen spelen een belangrijke rol in het vergroten van dit bewustzijn en het bieden van ondersteuning aan medewerkers.

Call-to-Action: Wat kan Conflictcentrum Voor Uw Organisatie Betekenen?

Het effectief inrichten van de meldingsplicht en het aanstellen van een vertrouwenspersoon vergt expertise en een zorgvuldige aanpak. Bij Conflictcentrum helpen we organisaties bij het opzetten van een veilige meldstructuur en het trainen van vertrouwenspersonen.

Wilt u meer weten over hoe wij uw organisatie kunnen ondersteunen bij de meldingsplicht? Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek.