Is een vertrouwenspersoon verplicht voor jouw bedrijf? [+ voorbeelden]

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en het welzijn van je werknemers. Dit betekent ook dat je maatregelen moet nemen om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) tegen te gaan, zoals discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en pesten op het werk. Hoewel de wet niet specifiek voorschrijft dat je een vertrouwenspersoon moet aanstellen, wordt het sterk aanbevolen als onderdeel van je beleid om deze vormen van ongewenst gedrag te voorkomen en aan te pakken.

Stel je eens voor: je bent een werknemer in een druk kantoor. Het is een normale werkdag en je bent druk bezig met je taken. Plotseling merk je dat een collega zich vreemd gedraagt en negatieve opmerkingen naar je maakt. Je voelt je ongemakkelijk en weet niet goed wat je moet doen. Wie kun je vertrouwen? Gelukkig heeft jouw bedrijf een vertrouwenspersoon aangesteld.

De vertrouwenspersoon staat altijd voor je klaar en biedt een luisterend oor. Je kunt bij hem of haar terecht met je zorgen en klachten. De vertrouwenspersoon geeft je advies en helpt je bij het indienen van een officiële melding als dat nodig is. Dankzij de vertrouwenspersoon voel je je gesteund en durf je stappen te zetten om het ongewenste gedrag aan te pakken.

Deze situatie illustreert het belang van een vertrouwenspersoon in een werkomgeving. Een vertrouwenspersoon kan werknemers ondersteunen bij het omgaan met ongewenst gedrag en een veilige werkomgeving bevorderen. Of een vertrouwenspersoon verplicht is voor jouw bedrijf, lees je verder in dit artikel.

Belangrijkste Punten:

• Hoewel een vertrouwenspersoon niet wettelijk verplicht is, wordt het sterk aanbevolen als onderdeel van het beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
• Een vertrouwenspersoon kan werknemers opvangen, begeleiden en adviseren bij meldingen of klachten over ongewenst gedrag.
• Het aanstellen van een vertrouwenspersoon draagt bij aan een veilige werkomgeving waar werknemers zich gesteund voelen.
• Een vertrouwenspersoon kan binnen het PSA-beleid helpen bij het signaleren en aanpakken van ongewenst gedrag.
• Hoewel een vertrouwenspersoon op dit moment nog niet verplicht is, is er een wetsvoorstel in de maak dat bedrijven met tien of meer werknemers hiertoe kan verplichten.

Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon heeft verschillende taken binnen een organisatie. De belangrijkste taken zijn:

1. Opvangen, begeleiden en adviseren van werknemers met een melding of klacht over ongewenst gedrag.
2. Verwijzen van werknemers naar professionele hulpverleners indien nodig.
3. Signaleren en analyseren van incidenten en voorvallen binnen de organisatie.
4. Adviseren van het managementteam over het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag.

Een vertrouwenspersoon heeft ook een verplichting om incidenten te registreren en hierover te rapporteren in een jaarrapportage. Het is belangrijk dat de vertrouwenspersoon altijd partijdig handelt en zich houdt aan de geheimhoudingsplicht.

"Een vertrouwenspersoon heeft een cruciale rol in het ondersteunen van werknemers die te maken hebben met ongewenst gedrag op de werkvloer. Door hun expertise en vertrouwelijke aanpak kunnen zij een veilige omgeving creëren waarin werknemers hun zorgen kunnen delen en hulp kunnen krijgen."

Een overzicht van de taken van een vertrouwenspersoon:

Interne of externe vertrouwenspersoon?

Als werkgever heb je de mogelijkheid om een interne of externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Bij grote organisaties kan het voordelig zijn om een interne vertrouwenspersoon aan te stellen die speciaal voor deze rol is aangesteld of opgeleid wordt. Deze persoon is bekend binnen de organisatie en heeft vaak al een goed inzicht in de bedrijfscultuur en -structuur. Bovendien kan hij of zij gemakkelijk benaderbaar zijn voor werknemers.

Bij kleinere organisaties kan het echter vaak beter zijn om een externe vertrouwenspersoon in te huren, bijvoorbeeld via een arbodienstverlener of brancheorganisatie. Een externe vertrouwenspersoon brengt objectiviteit en neutraliteit met zich mee, omdat hij of zij niet direct betrokken is bij de organisatie. Dit kan het gevoel van vertrouwen en veiligheid vergroten voor werknemers die zich mogelijk minder vrij voelen om intern hun verhaal te doen.

Of je nu kiest voor een interne of externe vertrouwenspersoon, het is van groot belang dat deze persoon goed bekend is binnen de organisatie en gemakkelijk toegankelijk is voor werknemers. Ze moeten erop kunnen vertrouwen dat hun meldingen of klachten serieus genomen worden en dat er adequaat op gereageerd wordt.

Een externe vertrouwenspersoon kan een waardevolle toevoeging zijn aan het beleid om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen en aan te pakken. 

Voordelen van een training voor vertrouwenspersonen

• Ontwikkelen van de benodigde kennis en vaardigheden
• Versterken van het zelfvertrouwen als vertrouwenspersoon
• Verbeteren van de begeleiding en ondersteuning van werknemers
• Inzicht krijgen in de wet- en regelgeving omtrent psychosociale arbeidsbelasting
• Netwerken en ervaringen uitwisselen met andere vertrouwenspersonen

Een goede training voor vertrouwenspersonen draagt bij aan het professionaliseren van het vakgebied. Het stelt vertrouwenspersonen in staat om hun rol effectiever en met meer vertrouwen uit te oefenen, waardoor ze een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het welzijn en de veiligheid van werknemers binnen een organisatie.

Vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht

Een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alles wat je met de vertrouwenspersoon bespreekt, strikt vertrouwelijk blijft. De vertrouwenspersoon mag deze informatie niet delen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming.

Intern heeft de vertrouwenspersoon ook een verschoningsrecht, wat inhoudt dat hij of zij niet verplicht is om mededelingen te doen over wat hem of haar is toevertrouwd, tenzij er sprake is van een misdrijf. Dit biedt jou als werknemer extra bescherming en zorgt ervoor dat je vrijuit kunt praten zonder bang te hoeven zijn voor eventuele repercussies.

Daarnaast moet de vertrouwenspersoon zich houden aan de AVG-privacyregels. Jouw persoonlijke gegevens en de gesprekken die je voert met de vertrouwenspersoon worden dus zorgvuldig behandeld en beschermd volgens de geldende privacywetgeving.

De geheimhoudingsplicht van de vertrouwenspersoon is van essentieel belang om een veilige en vertrouwelijke omgeving te creëren waarin werknemers vrijuit kunnen praten over hun ervaringen en zorgen. Je kunt erop vertrouwen dat wat je met de vertrouwenspersoon bespreekt binnen de vertrouwelijke sfeer blijft.

Verplichting voor bedrijven met tien of meer werknemers

Op dit moment is het hebben van een vertrouwenspersoon nog niet wettelijk verplicht. Er is echter een wetsvoorstel in de maak waarbij het voor bedrijven met tien of meer werknemers verplicht wordt om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Het doel hiervan is om werknemers beter te beschermen tegen ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting.

Het wetsvoorstel vertrouwenspersoon is een belangrijke ontwikkeling in de wetgeving omtrent het waarborgen van een veilige werkomgeving. Door een vertrouwenspersoon verplicht te stellen, worden werkgevers gestimuleerd om actief beleid te voeren tegen ongewenst gedrag en wordt de drempel om melding te maken van misstanden verlaagd.

Bedrijven met tien of meer werknemers zullen moeten voldoen aan de verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit betekent dat er een extra verantwoordelijkheid rust op deze werkgevers om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving waarin werknemers zich beschermd voelen tegen psychosociale arbeidsbelasting.

Het wetsvoorstel kan leiden tot een cultuurverandering binnen organisaties, waarbij het bespreekbaar maken van ongewenst gedrag wordt gestimuleerd en werknemers zich gesteund voelen om hier melding van te maken. Het is belangrijk voor werkgevers om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen rondom het wetsvoorstel en tijdig actie te ondernemen om te voldoen aan de verplichting.

Voorbeeldtekst

"Het wetsvoorstel vertrouwenspersoon is een belangrijke stap in het waarborgen van een veilige werkomgeving. Als werkgever ben je verplicht om je werknemers te beschermen tegen ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hier een waardevolle bijdrage aan leveren."

Rol van een vertrouwenspersoon bij PSA-beleid

Een vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol binnen het PSA-beleid van een organisatie. Het PSA-beleid is erop gericht om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen en aan te pakken. Dit omvat ongewenst gedrag zoals discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en pesten op het werk.

Een vertrouwenspersoon kan bijdragen aan het opvangen, begeleiden en adviseren van werknemers met meldingen of klachten over ongewenst gedrag. Ze bieden een vertrouwelijke en veilige omgeving waar werknemers hun zorgen kunnen delen en ondersteuning kunnen krijgen.

Daarnaast kan een vertrouwenspersoon ook een actieve rol spelen in het PSA-beleid door het managementteam te adviseren over preventieve maatregelen en mogelijke oplossingen. Ze kunnen ook incidenten signaleren en analyseren om trends en patronen te identificeren en aanbevelingen te doen voor verbetering.

Een goed opgeleide vertrouwenspersoon kan dus een waardevolle bijdrage leveren aan het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving waarin psychosociale arbeidsbelasting wordt aangepakt.

Aanstellen van een vertrouwenspersoon

Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon zijn er een aantal aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Hieronder vind je enkele belangrijke overwegingen om ervoor te zorgen dat de aanstelling van een vertrouwenspersoon effectief is:

1. Ken de organisatie en wees toegankelijk

Het is essentieel dat de vertrouwenspersoon goed bekend is binnen de organisatie. Werknemers moeten zich vertrouwd en comfortabel voelen bij het benaderen van de vertrouwenspersoon. Daarom is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon gemakkelijk toegankelijk is, zodat werknemers zonder aarzeling gebruik kunnen maken van zijn of haar diensten.

2. Creëer een veilige ruimte

Een eigen kamer die afgesloten kan worden is van groot belang. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gesprekken met de vertrouwenspersoon in volledige privacy plaatsvinden. Dit helpt hen om zich vrijuit te uiten en zich veilig te voelen bij het delen van hun ervaringen en zorgen.

3. Ontwikkel een duidelijk beleid tegen ongewenst gedrag

Naast het benoemen van een vertrouwenspersoon is het van cruciaal belang dat het bedrijf een duidelijk beleid heeft tegen ongewenst gedrag. Dit beleid moet bekend zijn bij alle werknemers en in lijn zijn met de waarden en normen van de organisatie. Het is belangrijk dat het bedrijf het goede voorbeeld geeft en actief werkt aan het creëren van een veilige en respectvolle werkomgeving.

Door deze aandachtspunten in gedachten te houden bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon, kun je ervoor zorgen dat werknemers de ondersteuning en begeleiding krijgen die ze nodig hebben bij het melden van ongewenst gedrag en het creëren van een veilige werkomgeving.

Let op de afbeelding van deze vertrouwenspersoon die je klachten vertrouwelijk behandelt en ondersteuning biedt aan werknemers.

Na het aanstellen van een vertrouwenspersoon is het belangrijk om te zorgen voor continue communicatie en bewustwording binnen de organisatie. Dit helpt om het vertrouwen en de betrokkenheid van werknemers te vergroten en draagt bij aan het creëren van een positieve werkcultuur waarin ongewenst gedrag niet getolereerd wordt.

Kosten van een vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon kan een waardevolle toevoeging zijn voor de werkomgeving, maar wat zijn eigenlijk de kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een vertrouwenspersoon? De kosten kunnen variëren, afhankelijk van verschillende factoren zoals het aantal werknemers en de taken die de vertrouwenspersoon op zich neemt.

Veel vertrouwenspersonen werken met jaarabonnementen, waarbij het aantal ingezette uren niet leidend is voor het tarief. In plaats daarvan wordt er een vast tarief gehanteerd voor het gehele jaar. Een gemiddeld jaarabonnement voor een vertrouwenspersoon kost tussen de 300 en 1700 euro. Het exacte bedrag hangt af van de omvang van het bedrijf en de specifieke taken die zijn opgenomen in het abonnement.

Daarnaast kan er ook gekozen worden voor facturering per ingezet uur. In dit geval worden de kosten berekend op basis van het aantal uren dat de vertrouwenspersoon daadwerkelijk werkzaam is binnen het bedrijf. De tarieven hiervoor liggen gemiddeld tussen de 100 en 140 euro per uur.

Het is belangrijk om bij het inschakelen van een vertrouwenspersoon duidelijke afspraken te maken over de kosten en de taken die hiermee gemoeid zijn. Op deze manier kunnen zowel de werkgever als de werknemers precies weten wat zij kunnen verwachten en welke kosten hieraan verbonden zijn.

De kosten van een vertrouwenspersoon kunnen een waardevolle investering zijn in het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving. Het is belangrijk om de kosten af te wegen tegen de voordelen die een vertrouwenspersoon met zich meebrengt, zoals het voorkomen en aanpakken van ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting.

Conclusie

Hoewel een vertrouwenspersoon op dit moment nog niet wettelijk verplicht is, wordt het sterk aanbevolen als onderdeel van het beleid om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen en aan te pakken. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen bij het opvangen, begeleiden en adviseren van werknemers met meldingen of klachten over ongewenst gedrag. Door het aanstellen van een vertrouwenspersoon demonstreert een werkgever zijn inzet en betrokkenheid bij het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving.

Werkgevers moeten zich bewust zijn van eventuele wijzigingen in de wetgeving omtrent de verplichting van een vertrouwenspersoon. Het wetsvoorstel om een vertrouwenspersoon verplicht te stellen voor bedrijven met tien of meer werknemers is een stap in de richting van een betere bescherming van werknemers tegen ongewenst gedrag en psychosociale arbeidsbelasting. Het is van belang om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen en bijtijds te voldoen aan de mogelijke nieuwe verplichting.

Als werkgever kun je ervoor zorgen dat je de positieve effecten van het hebben van een vertrouwenspersoon benut. Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, geef je werknemers de mogelijkheid om zich uit te spreken en eventuele problemen aan te kaarten. Dit draagt bij aan een veilige en respectvolle werkomgeving waarin werknemers optimaal kunnen functioneren.